根据《劳动合同法》第三十九条之规定,员工严重违反公司规章制度的,用人单位可以解除劳动合同。用人单位主张员工严重违纪而解除劳动关系的,应当承担举证责任。
对于严重违纪的事实证据,用人单位可以通过一下方法予以固定:
一、员工自认
(1)违纪员工本人书写的检讨书、情况说明书等书证
员工违纪后,主管领导应当及时与违纪员工面谈,向员工指出违纪行为,说明违纪依据后要求其书写检讨书、情况说明。注意书写内容包括:①违纪行为及发生的时间、地点、涉及人员;②违纪行为发生的原因、经过;③违纪行为给用人单位造成的损害后果。该材料必须是员工本人书写并签字确认。
(2)违纪员工本人签字确认的面谈记录表
面谈记录表内容与检讨书、情况说明内容基本一致,应当员工本人书写,员工书写困难,用人单位可以代为书写,但是代为书写的内容应当如实告知员工,然后然员工签署“我已了解以上信息,以上内容均为我真实意思的表达”等类似语言,签字有困难的员工可以按手印。
(3面谈或电话沟通中包含员工自认违纪的录音录像。录像能够看清楚违纪员工的真实面貌,完整的面谈录像可以成为证明员工自认违纪的有力证据。若想录音成为对用人单位有利证据的,录音中必须有确认谈话人为违纪员工本人的内容。建议沟通前,询问对方姓名或者尽量引导对方说出及自己基本信息。
二、证言
亲眼目睹违纪事实的其他员工或者违纪员工共同违纪的员工对违纪员工的违纪行为了解的最为清楚,他们的陈述最完整且贴近事实。但是上述员工因为与用人单位之间存在利害关系,所以他们的证言效力较低,需要有其他辅助证据与证据形成完整的证据链。
三、物证
如被违纪员工损坏的机器设备和其他物品、实施违纪行为的工具等,均是证明员工违纪的有效证据。
四、其他有关书证及视听资料
用人单位内部装置监控录有员工违纪事实的录像可作为证据使用,建议用人单位在员工违纪之后立即查看监控并且保存。除此之外,员工违纪时的照片、记录证言、微信、短信信息等证据,也能间接证明员工确实存在严重违纪的行为,但该些证据本身容易被修改,所以需要和其他证据形成证据链条后,证明力度才会加强。