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职场充电:合理规划时间,有效利用时间 more

  我们都该明白的一项常识是:用更多的时间为一项工作做事前装备,当这项工作开展以后,所用的时间就会大大地减少。善于做计划和装备的人,才能在自己的工作中实现高效,做事之前先做计划,想一想自己在做各种事情之前可能出现的漏洞或者突发状况,这样工作中就会思路畅通,能够举一反三、触类旁通,从而大大提高工作效率。制定计划的一个很有效的途径就是列出一份“工作清单”。

  制定工作清单,最好的时间是在下班前几分钟,拟定第二天上午的工作计划表,这是成功的高级经理人元做有效的时间管理计划时最常用的方法。

  如果推延到第二天上午再列工作计划表,就容易草率,因为那时已经有工作的压力,工作表上所列的,常常只会是紧急事务,而不是重要的的事项。

  你应该每天保存两种工作表—最好在同一张纸上。在纸的一边,或在你的记事本上面列出在某几个特定时间里做的事情,如会议和约会。在纸的另一边列出你“待做”的事项—把你所想到的,要在今天完成的每一件事尽量地列出来。然后审视一番,排定优先次序的编号。

  工作表上最值得做的事项应该标上一号或二号,你需要安排出特定的时间段来处理这两件事。时间允许范围内,你可以再依照优先级来完成其他的事情。但是不要为次要的工作安排出特定的时间,因为你要保证有足够的弹性时间来处理突发事件,否则就会因计划不能按时完成而泄气。

  这种“待做事项表”最大的缺点在于,我们往往根据事情的紧急性来编排工作表,而忽略了那些原本重要却不紧急的事情,如我们的长远目标和一些重要事项等,这些都是需要我们加以重视的环节。

  在规划每天的待做事项时,你不妨事先花一定的时间来检查你的目标表,看看你所安排的事情是不是真正会使你更加接近长远目标的实现。懂得将自己的时间合理规划后,接下来的事情就是学会有效利用时间了。

  时间管理的重要意义,在于能经常以20%的付出取得80%的成果,最后的结果占了80%的大部分。因此,在你的工作和生活中,你应该把十分重要的项目挑选出来,专心致志地去完成,即把时间用在更有意义的事情上。

  例如:作为销售人员推销时,你打50个电话,可能只有5个顾客给你相约见面,就是说你花了80%的时间在约见客户,但是只有20%的客户跟你见面。作为一个职业经理,可能你花两个小时的时间做准备,但是会议进行可能不到30分钟,也就是说用80%的时间做准备,造成的结果是20%,但是这20%的准备造成了80%的结果。80/20规则告诉我们,在进行时间管理时,要把最重要的事情放在最有效率的时段来做。

  一个人优秀与否,往往取决于他是否能够高效地工作,我们应该掌握80/20法则,把精力话在回报最高的事情上,千万不要浪费时间在一些无聊的事情上。

  一些人不能把主要的精力用在重要的事情上。除了浪费在小事上,就是毫无意义地回想过去,或是担忧未来。

  懂得时间管理的人是没有时间追悔过去或者杞人忧天的,他们知道应该把努力的焦点全部放在回报最高的事情上,而不是把时间和精力消耗在意义不大的琐事上。

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