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如何提高工作效率?从精简办公桌开始吧! more

  如何提高工作效率?先从精简你的办公桌开始做起吧!乱糟糟的办公桌很可能是拖延行动、耽误时间的最大元凶。清除掉这个罪魁祸首,让办公桌变得井井有条,你的工作效率也能飞速提升!

  芝加哥和西北铁路公司的董事长罗南?威廉士说:“一个桌上堆满很多种文件的人,若能把他的桌子清理一下,留下手边待处理的文件,就会发现他的工作更容易,也更实在——我称之为家务料理,这是提高效率的第一步。”看看吧,清理办公桌同你能否提高工作效率息息相关。想要迈向成功的你,要做的第一步就是清理掉积压在办公桌上的各类文件、档案以及那些突然到来、让你措手不及、又耗费精力的工作。那么如何清理办公桌、如何提高工作效率呢?不妨按照下面的步骤做做看吧!

  第1步:清理办公桌上新送来的信函文件,使之变得更有条理。

  如果你没有条理,不能迅速地处理没完没了的杂事,那用不了多久,你就会重新陷入泥潭出不来。拿出四个装信封的盒子,分别写上“杂志”、“宣传品”、“日常事务”和“优先事务”等标记。按先后一一放置,不要为区分它们而浪费太多的时间。如果有介于两者之间的,那就放进较次要的盒子。而那些如果三天内不加处理就会导致灾难性后果的东西,自然要放进“优先事务”中了。

  第2步:把“优先事务”的盒子拿过来,一件件地处理。

  不要从中挑选优胜劣汰,只要一件件按照顺序去做,行动完成之后就可以轻松了,千万不要急躁了事。

  第3步:把积压的文书分好类,处理完优先事务后,你就可以为本周的剩余时间制定一份详细的计划了。

  这样做会改变你的心理状态,从而促使你有时间紧迫感,充分利用自己的时间,去进行以后各阶段的工作。但别忘了坚持一个原则:永远别让你的办公桌再度杂乱。

  第4步:清理完了积压的工作,你就必须计划好日常文书工作流程,使它不会又在你的面前堆积起来。

  你可以在处理完日常事务信件后,迅速地浏览一些宣传单,以便从中获得许多很棒的点子。如果这个时候你已经可以不用从邮件堆下面把文件抽出来,那么你就已经掌握了成功管束自己的方法了。

  第5步:如果因为所需要的信息尚未到达,或者采取行动还为时尚早而不能去处理某件事务时,你可以把这类文件归入“待办文件夹”,最好不要把它放在你的办公桌上。

  为了保持你的办公桌整洁,最重要的是要让每样东西都各归其位,千万不要肆意乱放。

  现在,你已经能够清理积压在办公桌上乱七八糟的文件了,而且已经能够理顺工作流程,保持干净整洁的办公环境,并掌握了控制日常文书工作的主动权。而最重要的是,你不是一时心血来潮才这样做,而是要保持好的工作习惯,做一个自信的office lady。否则,不久之后,你就又被淹没在大量堆积如山的文件中,重新成为文件的奴隶。

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